Comment faire sa comptabilité quand on est kinésithérapeute ?

Faire sa comptabilité quand on est kinésithérapeute libéral peut sembler complexe, surtout si l’on n’a pas de formation comptable. Cependant, il est essentiel de respecter les obligations fiscales et sociales, et de gérer correctement ses finances pour assurer la pérennité de son activité. Voici un guide détaillé sur la manière d’organiser sa comptabilité en tant que kinésithérapeute libéral.

1. Comprendre le cadre juridique et fiscal

En tant que kinésithérapeute libéral, vous êtes soit sous le régime de la micro-entreprise (si votre chiffre d’affaires ne dépasse pas certains seuils), soit sous le régime des bénéfices non commerciaux (BNC) ou encore en société (EURL, SASU, etc.). La comptabilité à tenir dépend de ce régime.

Micro-entrepreneur : Vous n’êtes pas obligé de tenir une comptabilité détaillée. Cependant, vous devez tenir un livre des recettes dans lequel vous inscrivez toutes les recettes (consultations, remboursements, etc.). Vous devez aussi conserver toutes les factures, mais vous êtes exonéré des obligations comptables complexes.

Régime des BNC (Bénéfices Non Commerciaux) : Vous devez tenir une comptabilité plus rigoureuse, avec l’enregistrement de vos recettes et de vos dépenses professionnelles, sous forme d’un livre-journal. Ce régime est souvent adopté par les kinésithérapeutes indépendants dont les recettes sont supérieures au seuil de la micro-entreprise.

Société (EURL, SASU, etc.) : Si vous optez pour une structure sociétale, vous devrez suivre une comptabilité en bonne et due forme, en respectant les normes comptables (bilan, compte de résultat, etc.). Dans ce cas, il est recommandé de faire appel à un expert-comptable.

2. Les obligations comptables à respecter

Peu importe le statut juridique, voici les obligations comptables générales auxquelles vous devez vous conformer :

– Tenir un livre des recettes : Chaque somme reçue doit être inscrite dans un livre de recettes. En cas de micro-entreprise, ce livre doit être tenu à jour en y notant la date de la consultation, le montant perçu et le mode de paiement (chèque, virement, espèce, etc.).
– Conserver les pièces justificatives : Toutes les dépenses professionnelles doivent être justifiées par des factures, des tickets de caisse, des contrats, etc. Cela inclut les achats de matériel, les frais de location de cabinet, les frais de déplacement, etc.
– Effectuer une déclaration de TVA : Si vous êtes soumis à la TVA (en fonction de votre chiffre d’affaires), vous devez tenir une comptabilité de la TVA collectée sur vos recettes et de la TVA payée sur vos achats, puis déclarer et reverser cette TVA à l’administration fiscale.
– Réaliser les déclarations fiscales annuelles : Si vous êtes en régime de BNC ou en société, vous devez remplir une déclaration de résultats (imprimé 2035 pour les BNC) et déclarer vos revenus annuellement auprès de l’administration fiscale.

3. Suivi des recettes et des dépenses

Voici les grandes étapes pour organiser votre comptabilité au quotidien :

a. Recettes

Les recettes proviennent de vos consultations et des remboursements des organismes sociaux (Sécurité sociale, mutuelles, assurances, etc.). Vous devez :
– Enregistrer chaque consultation : Notez le montant perçu et le mode de paiement (espèces, chèque, carte bancaire, etc.).
– Suivre les remboursements de la Sécurité sociale : Vous devrez également enregistrer les paiements que vous recevez des caisses de sécurité sociale ou des mutuelles. Il est important de vérifier que vous avez bien reçu le montant correct.
– Conserver toutes les factures et les bordereaux de paiement.

b. Dépenses professionnelles

Les kinésithérapeutes ont de nombreuses dépenses liées à leur activité, qui peuvent être déduites de leur revenu imposable. Parmi ces dépenses, on trouve :
– Les achats de matériel : Vous devez garder les factures des équipements médicaux (table de massage, appareils de rééducation, etc.) que vous achetez pour votre cabinet.
– Les frais de déplacement : Si vous vous déplacez pour des consultations à domicile ou pour des formations, vous devez conserver les justificatifs de ces dépenses (frais kilométriques, billets de transport public, etc.).
– Le loyer du cabinet : Vous pouvez déduire une partie de votre loyer si vous exercez à domicile ou l’intégralité si votre cabinet est loué séparément.
– Les charges sociales et fiscales : Vous devez intégrer dans votre comptabilité le paiement des charges sociales, que vous payez régulièrement aux URSSAF, à la CIPAV, ou selon votre statut.

c. Suivi de la rentabilité

L’un des objectifs de votre comptabilité est de suivre la rentabilité de votre activité. Vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité pour vous aider à :
– Calculer la marge bénéficiaire : Cela vous permet de savoir si vos recettes couvrent vos dépenses et dégagent des bénéfices.
– Analyser la rentabilité de vos actes : Vous pouvez segmenter vos recettes pour savoir quels types de consultations ou de services sont les plus rentables.
– Prévoir les périodes de faibles revenus : Par exemple, en été ou pendant les vacances, vos recettes peuvent être moins importantes. Une prévision de votre trésorerie vous aide à anticiper ces périodes.

4. Les outils et logiciels pour la comptabilité

Pour faciliter la gestion de votre comptabilité, vous pouvez utiliser des logiciels adaptés aux professionnels libéraux. Ces outils permettent de :
– Suivre vos recettes et dépenses : Vous pouvez saisir vos recettes et vos dépenses en temps réel, ce qui facilite la déclaration de vos revenus.
– Générer des factures automatiquement : De nombreux logiciels vous permettent de générer des factures personnalisées pour vos consultations.
– Faire vos déclarations fiscales en ligne : Certains logiciels permettent de remplir et de soumettre directement vos déclarations fiscales (TVA, impôt sur le revenu, etc.) auprès des administrations fiscales.

Voici quelques exemples de logiciels populaires :
QuickBooks, Wave Accounting, Kiwili, Dexem

5. Faire appel à un expert-comptable

Bien que la comptabilité des kinésithérapeutes libéraux ne soit pas très complexe comparée à d’autres professions, faire appel à un expert-comptable est fortement recommandé. Ce dernier peut :
– Optimiser votre fiscalité : Il saura vous conseiller sur la déduction des dépenses professionnelles, la gestion de vos charges fiscales et sociales, et sur le meilleur régime fiscal à adopter.
– Gérer les aspects juridiques et financiers : Si vous optez pour une structure juridique comme l’EURL ou la SASU, l’expert comptable kinésithérapeute prendra en charge la comptabilité complète de votre société.
– Gérer les déclarations fiscales et sociales : Il vous aidera à remplir et soumettre vos déclarations fiscales et sociales dans les délais, afin d’éviter les pénalités et les oublis.

Conclusion

Faire sa comptabilité en tant que kinésithérapeute libéral nécessite une organisation rigoureuse, que ce soit pour suivre les recettes et les dépenses, respecter les obligations fiscales ou analyser la rentabilité de votre activité. Vous pouvez gérer votre comptabilité seul, en utilisant des outils numériques, ou faire appel à un expert-comptable pour vous simplifier la tâche et optimiser vos finances.