Choisir un prestataire de service d’accueil téléphonique : comment faire ?

Sur le marché, la plupart des prestataires se vantent de proposer le meilleur service. À première vue, ils peuvent offrir les mêmes prestations. Or, si l’on regarde de plus près  le véritable fond de leurs propositions, l’on constate rapidement certaines différences. C’est pour cela qu’il est important de mettre en œuvre quelques techniques pour choisir un prestataire de service de réception d’appels téléphoniques pour son entreprise. En voici quelques-unes.

Prendre connaissance des avantages de l’accueil téléphonique et de son externalisation

Certains dirigeants d’entreprise doutent encore des avantages procurés par l’externalisation de l’accueil téléphonique. Pourtant, les résultats sont réellement palpables si les missions sont effectuées par un prestataire fiable et efficace.

Un chef d’entreprise qui décide d’externaliser l’accueil téléphonique a la possibilité d’avoir un aperçu immédiat et positif des bénéfices. En choisissant un prestataire compétent et professionnel, il sera sûr de satisfaire ses partenaires, ses clients, ses fournisseurs… Sachant le niveau de qualité des prestations, ces derniers seront bien respectés et accueillis. En effet, ils voudront collaborer ou même poursuivre la collaboration. Ce qui augmentera le profit de la société commanditaire.

En même temps, les collaborateurs en interne pourront se concentrer sur leurs tâches initiales, notamment celles qui sont à plus grande valeur ajoutée. Ils n’auront plus à perdre du temps à répondre aux appels téléphoniques en plus de leurs responsabilités. Ce sera le prestataire en réception d’appels téléphoniques qui s’occupera de tout. Ce qui garantit une efficacité absolue pour l’équipe en interne. L’ensemble se traduit par une augmentation assurée de la productivité.

En plus de cela, cette solution externalisée promet également une flexibilité. Un prestataire fiable et efficace peut travailler à tout moment, et même en dehors des heures d’ouverture des bureaux. C’est-à-dire qu’ils peuvent entreprendre leurs missions 24 h/24 et 7j/7 ou encore durant les jours fériés. Dans le secteur commercial, cet aspect facilite l’atteinte des objectifs de ventes. Une fois ces avantages bien valorisés, il est possible de passer au choix du prestataire adapté.

Se fier à quelques critères pour trouver un prestataire compétent et fiable

Pour choisir au mieux le prestataire idéal qui pourra se charger de la réception d’appels téléphoniques de sa structure, il faut se poser les bonnes questions et se pencher sur quelques critères particuliers.

Déjà, il faut vérifier la date de création et la durée de création de la société spécialisée en question. Souvent, une entreprise qui a ouvert ses portes depuis des années peut témoigner la bonne qualité de ses services. Elle dispose de l’expérience et des capacités nécessaires au bon déroulement de ses missions. Son ancienneté prouve grandement son niveau de compétences.

En plus de cela, il faut aussi vérifier les horaires d’activité de la structure. En réalité, un prestataire efficace est toujours opérationnel quels que soient l’heure et les jours. Cela évite notamment les appels manqués ou ceux qui sont accueillis par un répondeur automatique.

Le prestataire doit également pouvoir se connecter facilement à un portail d’enregistrement pour suivre en temps réel et en ligne les messages, les appels et les mesures prises. Cela aide à connaître les capacités des agents et l’organisation de la société en général.

Profiter des services commerciaux supplémentaires

Généralement, la réception d’appels téléphoniques est effectuée par les centres d’appels. Certes, on connaît parfaitement les différents types de tâches à effectuer. Cependant, l’externalisation permet de bénéficier de diverses prestations supplémentaires.

En plus de la gestion des appels entrants, il pourra également s’occuper de la prise de rendez-vous, de la saisie de commandes, du téléchargement de la base de données client… Avant de contracter, il faut lui demander d’évaluer ses prestations. Pour cela, il faut veiller à tester ses services avant tout pour une courte durée.